วิธีดำเนินธุรกิจเดี่ยวแบบไร้กระดาษ

นี่เป็นคอลัมน์ที่ห้าในชุดคอลัมน์ดั้งเดิมสำหรับEntrepreneur.comโดย Laura D. Adams ซึ่งจะเผยแพร่สองวันจันทร์ต่อเดือน และอย่าลืมซื้อหนังสือเล่มล่าสุดของ Adams สำหรับ Entrepreneur Press, Money -Smart Solopreneur : A Personal Finance System for Freelancers, Entrepreneurs , and Side-Hustlers , ทางAmazon | บาร์นส์แอนด์โนเบิล | ร้านหนังสือ | อินดี้บา วด์ .

นอกจากการประหยัดต้นไม้แล้ว ยังมีข้อดีอีกมากมายในการดำเนิน

ธุรกิจเดี่ยวแบบไร้กระดาษ กระดาษไม่เพียงแต่ต้องใช้เวลาในการประมวลผลและพื้นที่ทางกายภาพในการจัดเก็บเท่านั้น แต่กระดาษอาจมีข้อมูลที่เป็นความลับซึ่งทำให้คุณหรือลูกค้าของคุณตกอยู่ในความเสี่ยง

ใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อเริ่มต้นหรือเปลี่ยนธุรกิจเดี่ยวของคุณให้เป็นกิจการไร้กระดาษอย่างปลอดภัย

1. ยกเลิกการใช้อีเมลขยะ

หากกล่องจดหมายของคุณเต็มไปด้วยเมลขยะเป็นประจำ เช่น ข้อเสนอประกันหรือสินเชื่อที่ได้รับการอนุมัติล่วงหน้า ทรัพยากรต่อไปนี้จะช่วยคุณกำจัดมัน:

Optoutprescreen.comเป็นเว็บไซต์อย่างเป็นทางการสำหรับการลบออกจากรายการข้อเสนอของบริษัทรายงานเครดิตรายใหญ่ระดับประเทศ สามารถเลือกไม่ใช้ได้ฟรีเป็นเวลาห้าปีหรือถาวร

DMAchoice.orgเป็นเว็บไซต์ของสมาคมการตลาดทางตรง ซึ่งคุณสามารถเลือกไม่รับจดหมายและอีเมลที่ไม่พึงประสงค์ได้โดยมีค่าธรรมเนียม $2 เป็นเวลา 10 ปี

ที่เกี่ยวข้อง: 5 เคล็ดลับในการจดจ่อกับเป้าหมายทางการเงินของคุณในปี 2564

2. ขอเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ทุกครั้งที่คุณได้รับจดหมายกระดาษ ให้ค้นหาว่าคุณสามารถเปลี่ยนเป็นเอกสารดิจิทัลได้หรือไม่ เอกสารทางการเงินและสาธารณูปโภคส่วนใหญ่ เช่น ใบแจ้งยอดธนาคาร ใบแจ้งหนี้บัตรเครดิต เอกสารประกันภัย และใบเรียกเก็บเงินมือถือ สามารถเปลี่ยนเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้เมื่อคุณมีบัญชีออนไลน์

บางบริษัทเสนอสิ่งจูงใจ เช่น ยกเว้นค่าธรรมเนียมบัญชีหรือมีสิทธิ์ได้รับรางวัล เมื่อเลือกใบแจ้งยอดทางอิเล็กทรอนิกส์และใบเรียกเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์

3. ชำระเงินออนไลน์

หากคุณยังคงเขียนและส่งเช็คทางไปรษณีย์ ก็ถึงเวลาที่จะทำให้เอกสารทางธุรกิจที่ส่งออกทั้งหมดของคุณเป็นแบบไร้กระดาษเช่นกัน เช็คกระดาษไม่เพียงมีราคาแพงและไม่มีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่หัวขโมยอาจนำไปใช้ที่ปลายทางการส่งหรือรับ

ธนาคารส่วนใหญ่ให้บริการจ่ายบิลฟรีแก่บริษัทหรือบุคคลใดๆ 

ที่มีที่อยู่ทางไปรษณีย์ ธนาคารจะส่งเงินทางอิเล็กทรอนิกส์เมื่อเป็นไปได้ หรือพิมพ์และส่งเช็คกระดาษในนามของคุณได้ฟรี สะดวกกว่านี้ไม่มีอีกแล้ว! นอกจากนี้ คุณสามารถอนุญาตให้แพลตฟอร์มจ่ายบิลของคุณรับบิลอิเล็กทรอนิกส์และแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับวันครบกำหนดที่กำลังจะมาถึง ดังนั้นไม่มีอะไรตกหล่น

4. ตั้งค่าที่เก็บข้อมูลดิจิทัลที่ปลอดภัย

สถาบันการเงินของคุณอาจเสนอการเข้าถึงเอกสารออนไลน์ฟรีในระยะเวลาจำกัดเท่านั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจนโยบายหรือค่าธรรมเนียมที่อาจเกิดขึ้นเพื่อดาวน์โหลดเอกสารในภายหลัง

หากคุณต้องการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลของคุณ ก็สามารถทำได้ง่ายๆ คุณสามารถดาวน์โหลดใบแจ้งยอดและบิลหรือถ่ายรูปใบเสร็จได้ตลอดทั้งปี

เมื่อคุณมีเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทางธุรกิจแล้ว คุณจะต้องจัดเก็บให้เป็นระเบียบและปลอดภัย พิจารณาการตั้งค่าระบบบนคอมพิวเตอร์ของคุณด้วยโฟลเดอร์ธุรกิจหลักและโฟลเดอร์ย่อย ใช้ชื่อไฟล์สำหรับเอกสารของคุณที่มีปี เดือน และหมวดหมู่ เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาสิ่งที่คุณต้องการในภายหลัง

คุณสามารถเพิ่มชั้นการป้องกันโดยกำหนดให้ใช้รหัสผ่านเพื่อเข้าถึงโฟลเดอร์ธุรกิจหลักของคุณ และอัปเดตระบบปฏิบัติการและซอฟต์แวร์รักษาความปลอดภัยของคุณอยู่เสมอเพื่อป้องกันอาชญากรไซเบอร์

และต้องแน่ใจว่าได้จัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญไว้ในหลายๆ ที่ เพื่อไม่ให้สูญหายจากภัยพิบัติหรือคอมพิวเตอร์ขัดข้อง นอกเหนือจากคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณอาจเก็บสำเนาเอกสารทางธุรกิจทั้งหมดของคุณไว้ในไดรฟ์ภายนอกและตัวเลือกบนระบบคลาวด์ที่ปลอดภัย เช่นGoogle Drive , Amazon S3หรือDropbox

5. ลองใช้สแกนเนอร์ธรรมดาๆ

วิธีที่ง่ายที่สุดในการแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิทัลคือการใช้แอปสแกน ฟรีเช่นAdobe ScanหรือGenius Scan เครื่องมือเหล่านี้มีคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยม รวมถึงการสแกนหลายหน้า การจดจำข้อความ การแก้ไข การจัดเก็บ และการส่งออกที่คุณสามารถจัดการได้จากสมาร์ทโฟนของคุณ

Credit : สล็อตเว็บตรง / สล็อตแตกง่าย